Urheiluseuran talous kuntoon vaikka kentän laidalta

Yhteistyössä Tonava

Taloushallinnon digitalisoiminen tuo säästöjä, helpottaa avustusten hakemista ja säästää vapaaehtoisten hermoja. Koronakriisi on seuroille mahdollisuus pistää taloushallinto entistä parempaan kuntoon, väittää Tonavan Tom Kakkola. 

Mappi toisensa jälkeen täynnä tositteita, pitkälle yöhön venyviä kuittitalkoita…

Taloushallinnon asiantuntija Tom Kakkola tilitoimisto Tonavasta tietää sekä kirjanpitäjänä että futismimmin isänä, millainen savotta urheiluseuran taloushallinto voi olla.

”Lapsen seurassa oli toistakymmentä joukkuetta, joista jokaisella oli oma kirjanpito. Se mappien määrä oli aikamoinen, kun tiliotteet ja muut vielä toimitettiin paperisena!” hän muistelee nauraen.

Ryhtiä seuran toimintaan saatiin, kun taloushallinto muutettiin sähköiseksi. Nyt joukkueiden kirjanpidot voidaan liittää osaksi seuran kirjanpitoa automaattisesti, ja tositteiden syöttäminen sujuu vapaaehtoisilta vaikkapa kännykällä kentän laidalta.

Moni seura ja yhdistys tekee kuitenkin edelleen kirjanpitonsa manuaalisesti. Kakkolan mukaan usein on kyse digitalisoinnin kustannusten pelosta ja siitä, että ihmisten työlle ei osata laskea arvoa. 

”Valtaosa seurojen työstä tehdään oman toimen ohella ja usein yömyöhään. Kannattaa kysyä, kuinka paljon pistää hintaa omalle ja muiden työlle.”

Tonavan asiakkaana on useita urheiluseuroja ja yhdistyksiä. Kokemus on osoittanut, että sähköiset taloushallinnon järjestelmät tuovat lopulta usein merkittäviä kustannussäästöjä, kun tilitoimiston tehtäväksi ei enää jää tositteiden syöttäminen käsin järjestelmään. Lisäksi esimerkiksi monien seurojen käyttämän myClubin tiedot voidaan yhdistää automaattisesti taloushallinto-ohjelmistoon.

”Kun rutiinitehtävät on automatisoitu, voimme tilitoimistossa keskittyä tarkastamaan tietoja ja sparraamaan yhdistystä oikeasti tärkeissä talousasioissa.”

”Virheellinen kirjanpito on yhdistykselle valtava riski”

Yhdistyksen pyörittäminen on haastavaa, kun toimintaa, kustannuspaikkoja ja tekijöitä on kymmenittäin. Sen tietää myös Suvi-Päivikki Hiipakka Helsingin seudun erilaiset oppijat ry:stä. Oppimisvaikeuksisten paikallinen etujärjestö työllistää kahdeksan henkeä, minkä lisäksi sillä on kymmeniä tuntityöläisiä ja vapaaehtoisia, yli 700 jäsentä ja lukuisia yhteistyökumppaneita eri projektien tiimoilta.

”Mitä enemmän on kaikkea, sitä monimutkaisemmaksi kirjanpitokin menee. Toimintamme koskettaa isoa joukkoa ihmisiä. Sen takia on tärkeää, että perusjutut, kuten palkanmaksut ja muut, ovat aina oikein.”

Hyvällä taloudenpidolla on myös suuri merkitys erilaisten avustusten hakemisessa ja rahankäytön raportoinnissa, Hiipakka muistuttaa. Myös tästä syystä kirjanpito kannattaa ulkoistaa ammattilaiselle. 

”Kun haetaan avustuksia, tarvitaan aina tuloslaskelmia ja tilinpäätöksiä. Jos niissä on virheitä, voi avustus mennä sivu suun tai se peritään takaisin. Se on yhdistykselle valtava riski.” 

HERO siirtyi Tonavan asiakkaaksi alkuvuodesta pika-aikataululla. Tilitoimistoa vaihtaessa Hiipakalle oli tärkeää se, että uusi kumppani automatisoi toimintaa entisestään ja on valmiina vastaamaan kysymyksiin.

”Minua oli peloteltu, että tilitoimiston vaihtaminen vie ainakin vuoden, että se on kauhea operaatio. Haltuunotto tapahtui oikeasti yllättävän sujuvasti eikä katkaissut toimintaa”, Hiipakka kertoo. 

”Tärkeintä on, että meille jää nyt enemmän aikaa katsoa kokonaisuutta ja suunnitella tulevaa.”

Korona-aika on yhdistyksille sekä uhka että mahdollisuus

Koronaviruksen vaikutukset tuntuvat myös urheilumaailmassa. Iso osa seurojen toiminnasta on pistetty jäihin, ja monessa yhdistyksessä pohditaan nyt kuumeisesti, millaiset taloudelliset vaikutukset kriisillä on omaan toimintaan.

Reaaliaikainen näkymä yhdistyksen talouteen auttaa tulevaisuuden suunnittelussa. Myös avustusten ja maksujen lykkäyksen hakeminen helpottuu, kun ajankohtaiset taloustiedot saa käsiinsä nopeasti. 

Tonavan Kakkolan mukaan nyt on otollinen hetki pohtia seuran tai liiton tarpeita syvällisemmin. Miten seuran taloutta voitaisiin hoitaa fiksummin? Mitkä asiat voitaisiin automatisoida? 

”Nyt on hyvä aika selvittää, mitkä ovat tämänhetkisen kirjanpidon oikeat kustannukset ja todellinen työmäärä. Aina kannattaa pyytää tarjouksia ja keskustella toisten toimijoiden kanssa, se ei maksa mitään.”